Ingangsdatum: 26 juli 2026

WIE WE ZIJN

Subaka is een commerciële dienstverlener die zich richt op privacy en beveiliging.

Voor deze website, de contactkanalen, precontractuele vragen, klantwerving, offertes, facturen, dienstverlening, administratie en aanverwante bedrijfsactiviteiten is Edward Nevada Hirschfeld, handelend onder de naam Subaka, de verwerkingsverantwoordelijke.

Dit geldt tenzij in een schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk een andere rechtspersoon wordt genoemd of waarin staat dat wij uitsluitend optreden als verwerker of dienstverlener voor een zakelijke klant.

JURIDISCHE CONTACTPERSOON EN PRIVACYVERKLARING

Edward Nevada Hirschfeld

Openbaar zakelijk postadres en contactadres in de Verenigde Staten:

3251 E Independence

Springfield, MO 65804

Verenigde Staten

Privacy-e-mailadres:

Info@subaka.nl

Website:

www.Subaka.com

Privé-woonadressen, herstellocaties en veilige locaties zijn geen openbare bedrijfsadressen. Ze worden omwille van veiligheid en privacy niet openbaar gemaakt.

TOEPASSINGSGEBIED VAN DIT BELEID

Dit beleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt via onze website, e-mail, berichten, intakeformulieren, offertes, facturen, werkomschrijvingen, servicegegevens en aanverwante bedrijfsadministratie.

Als u niet de informatie verstrekt die redelijkerwijs noodzakelijk is voor de beoordeling van de omvang van de dienstverlening, veilige communicatie, facturering, identiteitsverificatie of levering van de dienst, kunnen wij mogelijk niet reageren, een contract afsluiten of de gevraagde dienst leveren.

BEREIK EN DIENSTVERLENINGSGRENZEN

Wij bieden betaalde praktische ondersteuning op het gebied van digitale privacy, IT-organisatie, veiligere communicatiegewoonten, account- en apparaatstructuur, documentatie, huishoudelijke technologie, prikkelarme opstellingen, archiveringsondersteuning, gezinsplanning, ondersteuning bij publieke communicatie en andere wettelijk toegestane praktische diensten.

Sommige opdrachten kunnen een gevoelige context met zich meebrengen, zoals een beperking, zintuiglijke behoeften, kwetsbaarheid binnen het gezin, online intimidatie, blootstelling aan een crisissituatie of voorbereiding op de gereguleerde cannabisroute.

Onze diensten zijn van praktische en administratieve aard.

WAT WIJ NIET BIEDEN

Wij bieden geen medische zorg, therapie, psychiatrische behandeling, juridisch advies, fiscaal advies, farmaceutische diensten, noodhulp, wetshandhavingsdiensten, erkende particuliere recherche of erkende beveiligingsdiensten aan.

Een uitzondering geldt alleen als dit uitdrukkelijk is vastgelegd in een aparte schriftelijke overeenkomst met een naar behoren gelicentieerde professional.

Eventuele ondersteuning met betrekking tot cannabis is strikt niet-medisch, niet-commercieel en niet-leveringsgericht.

PERSOONLIJKE GEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN

Afhankelijk van hoe u met ons communiceert, kunnen we identificatiegegevens en contactgegevens, communicatievoorkeuren, gegevens van aanvragen, offertes, facturen en betalingsreferenties verzamelen.

We kunnen ook servicegerelateerde notities en instructies, website- en beveiligingslogboeken en apparaat-, account- of netwerkinformatie verzamelen die redelijkerwijs nodig is voor een geautoriseerde taak.

We kunnen documenten, schermafbeeldingen, exportbestanden, correspondentie of gegevens ontvangen die u ervoor kiest ons toe te sturen voor een specifiek servicedoel.

BEPERKTE OF GEVOELIGE INFORMATIE

Indien relevant en noodzakelijk voor de gevraagde dienst, kunnen wij beperkte informatie verwerken.

Dit kan informatie bevatten over gezondheidsgerelateerde context, handicaps of zintuiglijke informatie, informatie over kinderen of kwetsbare personen, details over de veiligheid in huis, identiteits- of bevoegdheidsbewijs, of informatie over gereguleerde cannabisroutes.

We vragen niet om wachtwoorden, privésleutels of herstelcodes via reguliere formulieren.

We hebben geen volledige medische dossiers nodig, tenzij daar vooraf een specifieke, wettelijke en gedocumenteerde reden voor is overeengekomen.

HOE WIJ INFORMATIE VERZAMELEN

Wij verzamelen gegevens rechtstreeks van u wanneer u contact met ons opneemt, een formulier invult, een dienst aanvraagt, een contract afsluit, documenten verstuurt, met ons communiceert, een factuur ontvangt, een betaling verricht of de website gebruikt.

We kunnen ook informatie ontvangen van een gemachtigde ouder, voogd, verzorger, vertegenwoordiger, professional, aannemer of zakelijke klant.

In beperkte gevallen kunnen we informatie uit openbare bronnen ontvangen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor identiteitscontroles, fraudepreventie, veiligheidsbeoordelingen, reacties op identiteitsfraude of het documenteren van een aangevraagde dienst.

INFORMATIE ONTVANGEN VAN ANDEREN

Als we persoonsgegevens over u van iemand anders ontvangen en de toepasselijke wetgeving vereist dat we u daarvan op de hoogte stellen, zullen we dat doen, tenzij er een wettelijke uitzondering van toepassing is.

HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN

We gebruiken persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, de omvang van een opdracht te beoordelen, bevoegdheden te verifiëren, gevraagde diensten te leveren, technologie te configureren, werkzaamheden te documenteren, offertes en facturen op te stellen, betalingen te innen en administratie bij te houden.

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om cliënten en kwetsbare personen te beschermen, misbruik te onderzoeken, bewijsmateriaal te bewaren waar nodig, wettelijke rechten te verdedigen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

We kunnen serviceberichten sturen over afspraken, veiligheidsinstructies, facturen, accountacties, privacykwesties of wijzigingen in de dienstverlening.

VERKOOP OF GEBRUIK VAN GEVOELIGE GEGEVENS VOOR ADVERTENTIES DOELEINDEN NIET TOEGESTAAN

Wij verkopen geen persoonlijke gegevens.

Wij delen geen gevoelige persoonlijke gegevens voor contextoverschrijdende gedragsgerichte advertenties.

Wij gebruiken geen gevoelige persoonlijke gegevens om kenmerken af ​​te leiden voor irrelevante reclame of profilering.

Indien de Californische wetgeving van toepassing is, zijn wij voornemens ons gebruik van gevoelige persoonsgegevens te beperken tot dienstverlening, veiligheid, fraudepreventie, betalingsverwerking, kwaliteitsborging en andere wettelijk toegestane operationele doeleinden, tenzij en totdat een afzonderlijke kennisgeving anders aangeeft.

JURIDISCHE GRONDSLAGEN EN GEVOELIGE INFORMATIE

Wanneer de gegevensbeschermingswetgeving van de EER of het VK van toepassing is, beroepen we ons op een of meer wettelijke grondslagen zoals bedoeld in artikel 6.

Dit kan onder meer betrekking hebben op contractuele verplichtingen, gerechtvaardigde belangen, wettelijke verplichtingen, toestemming en, indien werkelijk relevant, vitale belangen.

Als we bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken, zoals gezondheids-, invaliditeits- of soortgelijke gevoelige informatie, identificeren we daarmee ook een voorwaarde in de zin van artikel 9.

SPECIALE CATEGORIEGEGEVENS

In de meeste door de cliënt geleide zaken zal de voorwaarde van artikel 9 expliciete toestemming voor het overeengekomen doel zijn.

Een andere wettelijke voorwaarde kan van toepassing zijn wanneer dit duidelijk gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld ter bescherming van vitale belangen of bij het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische vorderingen.

Wij verwerken geen gevoelige informatie alleen omdat deze beschikbaar is.

We beperken gevoelige informatie tot wat noodzakelijk en proportioneel is voor de overeengekomen dienstverlening.

LEGITIEME BELANGEN

Als we ons voor gewone persoonsgegevens beroepen op gerechtvaardigde belangen, beoordelen we de impact op de betrokkene.

We hanteren strengere waarborgen wanneer er sprake is van een gevoelige context.

KINDEREN EN KWETSBARE PERSONEN

Onze website is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 13 jaar.

Wij verzamelen online niet bewust persoonlijke gegevens van kinderen jonger dan 13 jaar zonder de wettelijk vereiste toestemming.

Diensten met betrekking tot kinderen, autistische minderjarigen, kwetsbare volwassenen of mensen met een hoge ondersteuningsbehoefte moeten worden aangevraagd door een ouder, wettelijke voogd of een andere persoon met wettelijke bevoegdheid.

Als er onduidelijkheid bestaat over bevoegdheid, toestemming, veiligheid of verantwoordelijkheid, kunnen we de werkzaamheden onderbreken, beperken of weigeren.

WEBSITELOGBOEKEN, COOKIES EN ANALYTICS

We gebruiken het minimale aantal logboekregistraties voor de website en beveiliging dat nodig is om de site te beheren, te beveiligen en te verbeteren.

Dit kan gegevens bevatten zoals IP-adres, browser- of apparaattype, bezochte pagina's, verwijzende pagina's, tijdstempels en beveiligingslogboeken.

Essentiële cookies kunnen worden gebruikt voor de basiswerking van de website, de beveiliging en de toestemmingsvoorkeuren.

NIET-ESSENTIËLE GEREEDSCHAPPEN

Indien we in de toekomst niet-essentiële analysetools, advertentietools, pixels of vergelijkbare technologieën gebruiken, zullen we, indien toestemming vereist is, de wettelijk vereiste kennisgeving en keuzemogelijkheden bieden voordat we deze activeren.

Waar de Californische wetgeving van toepassing is, zijn onze website en het aanmeldingsproces bedoeld om samen te werken met eventuele vereiste kennisgevingen bij het verzamelen van gegevens.

MARKETING- EN SERVICEBERICHTEN

We kunnen operationele of servicegerelateerde berichten versturen met betrekking tot lopende aanvragen, afspraken, documenten, facturen, privacykwesties, beveiligingsproblemen of contractuele stappen.

Dit zijn serviceberichten, geen marketingberichten.

Als we in de toekomst nieuwsbrieven of promotionele berichten versturen, doen we dat alleen waar dat wettelijk is toegestaan, met toestemming of op een andere wettelijke grondslag indien vereist, en met een duidelijke mogelijkheid om ons af te melden.

AI-ONDERSTEUNDE TOOLS EN AUTOMATISERING

We kunnen zorgvuldig geselecteerde AI-ondersteunde of geautomatiseerde tools gebruiken voor het opstellen, formatteren, transcriberen, samenvatten, vertalen, redigeren of ondersteunen van interne workflows.

We maken gebruik van dataminimalisatie en menselijke beoordeling, met name wanneer het om gevoelige informatie gaat.

We gebruiken niet opzettelijk cliëntgeheimen, volledige medische dossiers, gegevens over de veiligheid van kinderen, identiteitsdocumenten of herstelcodes in openbare AI-prompts.

GEAUTOMATISEERDE BESLISSINGEN

We nemen momenteel geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen hebben voor individuen.

Mocht dat veranderen, dan zullen we dit beleid bijwerken en de wettelijk vereiste informatie en waarborgen verstrekken.

DELEN EN DIENSTVERLENERS

We kunnen persoonsgegevens delen met providers die ondersteuning bieden voor hosting, e-mail, cloudopslag, betalingen, boekhouding, communicatie, beveiliging, planning, transcriptie of documentverwerking.

We delen alleen informatie voor zover dat redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

We kunnen ook informatie delen met bevoegde vertegenwoordigers, professionals of zakelijke klanten als u ons daartoe opdracht hebt gegeven of als de wet dit toestaat of vereist.

VEILIGHEIDS- EN JURIDISCHE INFORMATIE

We kunnen informatie openbaar maken indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is ter bescherming van leven, veiligheid, kinderen, kwetsbare personen, wettelijke rechten, eigendom of systemen, of om te voldoen aan een wettelijke procedure.

Wij verkopen geen persoonlijke gegevens.

We delen geen gevoelige gegevens over gebruikersinname voor contextoverschrijdende gedragsgerichte reclame.

INTERNATIONALE TRANSFERS

Omdat onze werkzaamheden betrekking kunnen hebben op de Verenigde Staten, Nederland en dienstverleners in andere landen, kunnen persoonsgegevens buiten uw eigen rechtsgebied worden verwerkt.

Wanneer de overdrachtsregels van de EER of het VK van toepassing zijn, maken we gebruik van een rechtmatig overdrachtsmechanisme.

Dit kan onder meer een adequaatheidsbesluit, de EU-standaardcontractbepalingen, de Britse internationale overeenkomst inzake gegevensoverdracht, het Britse addendum of een andere wettelijke waarborg of afwijking omvatten, indien van toepassing.

Gegevensbeheerder

Edward Nevada Hirschfeld, opererend onder de naam Subaka

Kvk.: 42065196

Edward Nevada Hirschfeld

Subaka

Blotenberglaan 47
6717EM Ede
Netherlands

E-mailadres voor privacyvragen: info@subaka.nl

Website: www.subaka.com

BEHOUD

We bewaren persoonsgegevens alleen zo lang als redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

We kunnen gegevens langer bewaren als dat nodig is vanwege wettelijke, boekhoudkundige, fiscale, bewijsrechtelijke, veiligheids- of geschillenbeslechtingsredenen.

Offertes, facturen, contracten en essentiële boekhoudkundige gegevens mogen worden bewaard gedurende de periode die vereist is door de toepasselijke wetgeving.

Bij de Nederlandse belasting- en btw-administratie worden kerngegevens doorgaans zeven jaar bewaard, en sommige gegevens langer indien de wet dit vereist.

VERWIJDEREN EN BACK-UPS

Wanneer informatie niet langer nodig is, verwijderen, anonimiseren, archiveren of beperken we de toegang ertoe, al naar gelang de situatie.

Verwijdering uit live systemen verwijdert mogelijk niet direct informatie uit versleutelde back-ups of providerlogboeken.

UW PRIVACYRECHTEN

Afhankelijk van de wetgeving die op u van toepassing is, heeft u mogelijk het recht om inzage te vragen in, correctie, verwijdering van, beperking van, bezwaar tegen, overdraagbaarheid van, intrekking van toestemming of informatie over de categorieën, bronnen, het gebruik en de openbaarmaking van uw persoonsgegevens.

Inwoners van Californië hebben mogelijk ook het recht om hun gevoelige persoonlijke gegevens in te zien, te verwijderen, te corrigeren, het gebruik ervan te beperken, zich af te melden voor verkoop of delen, en, indien van toepassing, een gemachtigde te gebruiken.

Wij discrimineren u niet vanwege het uitoefenen van uw wettelijke privacyrechten.

HOE U UW RECHTEN KUNT UITOEFENEN

Om een ​​recht uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

info@subaka.nl

Voordat we een verzoek inwilligen, kunnen we informatie opvragen die redelijkerwijs nodig is om de identiteit en bevoegdheid te verifiëren.

Als u zich in de EER of het VK bevindt, heeft u ook het recht om een ​​klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u woont, werkt of waar u meent dat het probleem zich heeft voorgedaan.

GEZONDHEIDSINFORMATIE, HIPAA EN REGELS INZAKE INBREUK OP GEZONDHEIDSGEGEVENS

Wij zijn geen zorgverlener, zorgverzekeraar, apotheek of spoedeisende hulpdienst.

Wij claimen geen status als entiteit die onder de HIPAA-regelgeving valt.

Als een toekomstige opdracht ons tot een zakelijke partner in het kader van de HIPAA-wetgeving maakt, moet die opdracht worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst met de zakelijke partner en in overeenstemming met alle toepasselijke HIPAA-voorwaarden.

GEGEVENS OVER DE GEZONDHEID VAN CONSUMENTEN

We bieden momenteel geen app voor persoonlijke gezondheidsdossiers of een platform met gezondheidsgegevens voor consumenten aan.

Als we in de toekomst een dienst aanbieden die onder de meldingsplicht voor gezondheidsinbreuken valt, zullen we dit beleid bijwerken en voldoen aan alle toepasselijke meldingsverplichtingen.

INFORMATIE OVER GEREGULEERDE CANNABIS

Als u ervoor kiest om aantekeningen over cannabisgebruik, symptomenlogboeken, informatie over de voorbereiding van toedieningsroutes of vragen over de regelgeving met ons te delen, behandelen wij die informatie als vertrouwelijk en gevoelig.

We gebruiken het uitsluitend voor het beperkte, niet-medische en niet-transactionele doel waarvoor het is verstrekt.

Dit kan onder meer inhouden: het ordenen van aantekeningen, het voorbereiden van vragen voor bevoegde professionals, het documenteren van ervaring of het opstellen van privacyveilige formuleringen.

Wij gebruiken die informatie niet voor de verkoop, inkoop, bemiddeling, voorschrijving, dosering, transport, import, export of andere vormen van cannabistransacties.

BEVEILIGING

Wij hanteren redelijke administratieve, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Dit kan onder meer bestaan ​​uit op rollen gebaseerde toegang, sterke authenticatie, veilige opslag, minimalisering, gecontroleerd delen, logboekregistratie, beperkte verwerking van gevoelige informatie en gedocumenteerde procedures.

Geen enkel systeem kan gegarandeerd perfect veilig zijn, en die bewering doen wij ook niet.

BEVEILIGINGSINCIDENTEN

Als we op de hoogte raken van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, zullen we dit beoordelen, inperken, documenteren en erop reageren.

Indien de wet dit vereist, zullen wij de betrokken personen of autoriteiten op de hoogte stellen.

WIJZIGINGEN IN DIT BELEID

We kunnen dit beleid bijwerken naarmate onze registratie, diensten, leveranciers, websitetools en wettelijke verplichtingen zich ontwikkelen.

De actuele versie op de website is leidend, tenzij een ondertekende schriftelijke overeenkomst anders bepaalt.

CONTACT

Contactpersoon voor privacyzaken:

Edward Nevada Hirschfeld

Privacy-e-mailadres:

deltreeios@proton.me

Openbaar zakelijk postadres en contactadres in Nederland:

Blotenberglaan 47
6717EM Ede

Website:

www.Subaka.nl

EINDE PRIVACYBELEID